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L'archiviazione delle fotografie digitali

Come gestire il salvataggio delle foto, i TAG ed il backup dei file.

L'archiviazione delle fotografie digitali è un tema abbastanza delicato e dovrebbe essere affrontato con serietà da chiunque si avvicini alla fotografia. L'argomento è vasto e deve essere trattato in due diversi punti, ovvero la gestione dell'archivio e la copia di backup dei file. Consiglio di leggere con attenzione specialmente la seconda parte.

Cartelle e file.

Video tape archive storage - Kulturarvsprojekt - http://commons.wikimedia.org.

La gestione dell'archvio

Come per qualsiasi operazione umana, nell'archiviazione delle fotografie non esiste un solo metodo di lavoro e non sempre il sistema che va bene ad una persona deve essere ottimale anche per un altra. Io per esempio archivio tutte le mie fotografie in cartelle con nome e data, senza aggiungere TAG e modificando solo i nomi dei file originali. Non utilizzo software di gestione e non ho mai fatto confusione. Il motivo di questo metodo di lavoro è facilmente individuabile nella galleria delle immagini del sito: gran parte degli scatti sono all'interno di una manifestazione ben identificata e non scatto abbastanza materiale "generico" da mettermi in difficoltà. Per le fotografie con gli amici ho preso l'abitudine di mettere il nome delle cartelle con data e destinazione, quindi di ogni fotografia 001 - soggetti da sinista a destra in modo da mantenere l'ordine cronologico degli scatti e trovare con la ricerca di Windows tutte le fotografie di una certa persona. Questo non è l'unico modo di lavorare, analizziamo gli altri e approfittiamo per dare un paio di suggerimenti:

Consiglio preliminare:
Questo consiglio è soggettivo e potrebbe far storcere il naso a molti di voi, ma personalmente credo che sia meglio scattare più foto possibili durante la vacanza e pensare ad una pulizia drastica successivamente. Grazie al digitale il costo di ogni fotografia è irrisorio, possiamo quindi scattare lo stesso tramonto con 5 esposizioni diverse o la foto di gruppo anche 6 volte. Per cancellare le foto di troppo ci vuole mezz'ora, scattare di nuovo in una situazione unica è impossibile.

La pulizia dei file:
Partiamo dal presupposto che è importante cancellare tutti i file superflui PRIMA di procedere con la catalogazione, permettarà un lavoro meno frustrante e più gestibile. Se siete tra coloro che odiano cancellare foto, consiglio di archiviare tutti gli scatti di una particolare situazione su un supporto (Hard-Disk o DVD) mettendoli all'interno di una cartella, successivamente lavorare su una copia ridotta per l'archiviazione.
Se tornate da una vacanza ai Tropici con ad esempio 1.500 fotografie scattate a caso, consiglio di metterle tutte su un DVD con il nome "Vacanza ai Tropici, Ottobre 2013" in modo di non cancellare nulla e successivamente procedere alla conservazione delle sole fotografie con un valore artistico (togliere doppioni, mossi, sfocati ed esperimenti mal riusciti) cercando di ridurre gli scatti ad un numero gestibile, ad esempio 200. Il fatto di avere le foto in copia di backup permette anche di essere più decisi con la scrematura e non affezionarsi troppo a tre scatti troppo simili tra loro.

La gestione mediante CARTELLE:
Sicuramente il metodo più veloce, permette di creare cartelle standard con all'interno tutti gli scatti di quella particolare giornata o vacanza. Si parte dalla cartella foto nella quale salvare tutti gli scatti. Consiglio di mettere tutte le immagini insieme per semplificare la gestione del backup, che analizzeremo successivamente.
All'interno della directory foto possiamo iniziare con foto/001 - Vacanze ai Tropici, Ottobre 2013 e proseguire con la stessa logica, ad esempio foto/002 - Gardaland, Novembre 2013 etc. Il numero davanti al nome della cartella serve a mantenere un ordine cronologico.
Le varie fotografie all'interno delle cartelle potrebbero venire rinominate con un numero progressivo ed il soggetto, ad esempio 001 - Partenza e così via.
Un po' più complicata diventa la gestione di cartelle con scatti non legati a viaggi o particolari categorie. Premesso che non tutti hanno questa esigenza, nel caso di immagini senza categoria è possibile creare la cartella foto/varie ed eventuali in cui inserire immagini catalogate con TAG.

Cartelle e file.

La gestione mediante TAG:
La traduzione più vicina al termine inglese TAG potrebbe essere etichetta, quindi taggare una foto significa applicargli più etichette possibile. Ognuna di queste etichette deve avere un riferimento all'immagine. Fingiamo di dover taggare la foto storica in bianco e nero di una donna che guida una bicicletta su una strada anonima. I TAG ideali potrebbero essere: Donna, Bicicletta, bianco e nero, storica. Se la foto fosse firmata, aggiungerei anche il nome del fotografo.
Avrete capito che per chi deve gestire archivi molto grandi o particolamente complessi i TAG permettono di essere molto più specifici rispetto alle cartelle. La gestione con i TAG non esclude la possibilità di usare le cartelle. Tornando all'esempio sopra, è possibile taggare solo le fotografie inserite all'interno della cartella foto/varie ed eventuali.
Per applicare un TAG ad un immagine con Windows è sufficiente cliccarla con il tasto destro del mouse e successivamente selezionare Proprietà, quindi la scheda Dettagli. Scendendo leggermente in basso, alla voce Descrizione cliccare su Tag ed iniziare a taggare la fotografia, separando le varie voci con un "punto e virgola", ovvero Donna; Bicicletta; Bianco e nero; Storica
Un altro consiglio fondamentale è di non fare l'errore di utilizzare sinonimi. Usate sempre il singolare maiuscolo e la parola italiana, possibilmente scrivetevi i TAG usati precedentemente da qualche parte per evitare di trovarvi con etichette come bianco e nero, bianconero, BN, black and white e BW che creano TAG diversi per un solo argomento.

Cartelle e file.

La gestione mediante software:
Per chi dovesse utilizzare molto la gestione con i TAG sarebbe consigliabile aiutarsi con l'utilizzo di un software. Personalmente non ho questa esigenza, ma in passato avevo recensito Picasa che faceva questa funzione. Tra i software a pagamento più diffusi per questo scopo troviamo Adobe Bridge, ma non mancano alternative gratuite tra cui Raccolta foto di Windows, il programma della vostra fotocamera, il già accennato Picasa o moltissime altre soluzioni trovabili su Google.

Come gestire TAG e cartelle?
Quella che sembra una domanda semplice potrebbe creare grossi problemi in futuro... Quando decido di catalogare una fotografia oggi, sono sicuro che il metodo andrebbe bene anche nei prossimi anni? Facciamo finta di catalogare 10.000 immagini di automobili, per logica le divideremo per marca e quindi per modello. A distanza di 5 anni ci viene commissionato un libro in cui dobbiamo raccontare la storia delle automobili di colore rosso, tutto il metodo di lavoro precedente diventa assolutamente inutile. Se il nostro cliente volesse 100 foto di auto con lo sfondo di montagne, anche se avessimo messo il TAG colore a tutte le auto ci troveremmo in difficoltà.
Questa storia non ha lo scopo di deprimere nessuno, ma semplicemente di spiegare come non esista un metodo perfetto.
Per quanto ottimale e pianificata sia la classificazione delle fotografie, ci sarà sempre del tempo perso nella ricerca di un file particolare. Fortunatamente nessuno di noi credo debba gestire l'archivio fotografico di un giornale, ma in quel caso posso solo consigliare di inserire più TAG possibile seguendo la regola giornalistica leggermente riadattata Chi, Dove, Quando e Cosa, cercando si essere più precisi possibile.

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La copia di backup dei file

Un altro punto molto importante per il fotografo è una sicura archiviazione dei file per evitare di perdere anni di lavoro. Da un recente sondaggio di Seagate, risulta che il 54% delle persone intervistate ha perso o conosce qualcuno che ha perso dei file. Tuttavia il 25% di queste persone non effettua alcun backup delle proprie risorse digitali.
Personalmente ritengo assolutamente irresponsabile affidarsi alla tecnologia ed effettuo abitualmente più backup dei miei file. Con Backup si intende la periodica copia di sicurezza dei propri dati su uno o più supporti.
La prima sicurezza che utilizzo è quella di avere diverse memory card ed usarle a turno, in modo di avere la copia delle foto per diverso tempo prima di cancellarle. In secondo luogo ho un backup del disco fisso pianificato ogni giorno su un hard disk secondario, settimanalmente copio tutti i dati su un hard disk esterno. Visto che sono malato i dati più importanti una volta all'anno li metto anche su DVD e le fotografie di vacanze e amici le tengo in copia in cloud. Mi rendo conto di risultare quasi ridicolo, ma non posso accettare di perdere i ricordi di una vita.

Un altra domanda che in molti si fanno è su quale supporto conviene usare. La quantità di dati da salvare per un fotografo è abbastanza grande, quindi ritengo la chiavetta USB una soluzione poco interessante. Il DVD o Blu-ray è praticamente eterno, ma una volta scritto non è possibile apportare modifiche e potrebbe venire perso facilmente. Il cloud è ancora agli inizi e caricare grosse quantità di dati potrebbe diventare eterno e costoso.
Visto il rapporto comodità/qualità/prezzo ritengo che ad oggi un Hard Disk esterno da 2,5" (quelli senza alimentatore esterno per capirci) di buona marca sia senza ombra di dubbio la soluzione migliore. Ricordate di fare una copia almeno settimanale di tutti i dati, trattate gli Hard Disk come reliquie e ricordate di cambiarlo ogni 5/6 anni per evitare usure meccaniche e guasti. Il vecchio disco potrebbe essere utilizzato per una seconda copia di sicurezza dei dati. Conservate il disco fisso in un posto sicuro, lontano da bambini, luce diretta e umidità.

Cartelle e file.

Se avete ancora dati su un vecchio Hard Disk IDE consiglio di cambiarlo prima che sia tardi...

Per la gran parte degli utenti amatoriali o professionali il backup può essere effettuato settimanalmente in modo manuale. Limitatevi a collegare il disco fisso alla porta USB del PC e copiate la cartella foto senza sovrascrivere i file vecchi in modo di rendere l'operazione più veloce.
Utilizzare un programma per il backup in automatico è consigliabile solo a quegli utenti che utilizzano il PC in maniera professionale e creano molto materiale quotidianamente. Personalmente io ho un backup pianificato con il software Uranium Backup ogni sera alle 22.00 e una copia settimanale su disco esterno. Considerato le problematiche legate alla creazione di un backup fatto a regola d'arte e la confusione di avere dati vecchi che si sommano a dati nuovi o cartelle con copia multipla dei file, non affronterò l'argomento in questa guida e consiglio questa soluzione solo a chi è tecnologicamente disinvolto.

Cartelle e file.

In conclusione abbiamo visto come una buona gestione dell'archivio deve essere ordinata e ridotta all'essenziale, con copie costanti di sicurezza su due o più supporti affidabili. L'ultimo consiglio che posso darvi nel caso abbiate materiale davvero importante è una copia di backup fuori sede. In caso di alluvione o incendio rischiereste di perdere comunque i vostri dati, se invece si lascia una terza unità, periodicamente aggiornata, a casa di un amico o in una cassetta di sicurezza, i dati rimangono al sicuro qualsiasi cosa succeda.

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